Document Variables. Un complemento gratuito de Google Suite para documentos de Google

Me encantan las herramientas que ha creado Google sobre el almacenamiento de Google Drive, ¿sueles trabajar con ellas? Yo  las uso desde hace varios años, en la versión para empresas (Google Suite) y han mejorado mucho mi productividad y la de todo mi equipo. Una de las características que más me gusta es que permiten ampliar la funcionalidad con complementos (Add-on) de gran utilidad, y muchos de ellos son gratuitos. Precisamente quiero hablarte de un complemento gratuito que me está ahorrando mucho tiempo: Doc Variables.

Doc Variables es un complemento gratuito de Documentos de Google (Google Docs) que me permite crear documentos a modo de plantilla, con variables que se reemplazan automáticamente para generar un nuevo documento personalizado. Es muy fácil: en un contrato creo la plantilla indicando donde va, por ejemplo, el nombre y apellidos, dni, etc. Estos datos suelen ir en varias partes del documento y es fácil cometer algún error actualizándolo a mano.  Doc Variables actualiza el contenido introduciendo los datos de los distintos campos en la plantilla. Me está ayudando mucho con modelos de:

  • Contratos
  • Presupuestos
  • Plantillas de cartas
  • Etc.

¿Cómo instalar el complemento gratuito?

Lo que más me gusta es que se integra perfectamente con tus documentos actuales y no hay que crearlos de nuevo, es muy fácil de usar. Te explico cómo instalarlo y te animo a probarlo:

  1. En el menú de Documentos de Google haz click en Complementos -> añadir complementos (Add-ons ->Get Add-ons).

Una vez instalado estará disponible en la pestaña complementos, dentro de Documentos de Google (Add-ons en Google Docs):

Haz clic en Open Doc Variables para desplegar el menú con el interfaz que te permitirá introducir las variables.

Para entender su funcionamiento haz lo siguiente: a modo de ejemplo y en un documento en blanco, pega el siguiente texto:

Hola ${nombre}, has recibido ${notificaciones::options::1,2,3,4,5} notificaciones hoy, día: ${fecha ::date::mm/dd/yy}. Un saludo ${nombre}

Ahora pulsa el botón de “Reload” en el control de Doc Variables, a la derecha de la pantalla, y verás cómo se actualiza con las variables que has introducido:  nombre, notificaciones y fecha.

 

Ahora puedes cambiar estas variables cada vez que quieras personalizar la plantilla, pero ten en cuenta una cosa: la opción “Apply variables in a new document” (Aplicar variables en un nuevo documento):

  • Activada, la opción “Apply variables in a new document” crea un nuevo documento en el mismo directorio, con las variables reemplazadas.

Truco: Utiliza alguna de las variables en el título del documento para que genere documentos con un nombre distinto, por ejemplo: “Presupuesto ${empresa}”

  • Desactivada reemplaza las variables en el documento actual.

Truco: Reemplaza las variables en el documento actual, descarga en pdf, y pulsa Ctrl+Z para volver atrás y recuperar la plantilla de documento sin personalizar.

Doc Variables. Configurar variables avanzadas.

Seguro que te has fijado que, en el ejemplo, pongo variables de varios tipos, hay 5 tipos y te animo a probarlos:

  • Básicas: ${variable}, nos permiten rellenar un campo de texto básico, el nombre de la variable se especifica dentro de los corchetes y es muy útil para nombre, DNI, apellidos, etc.
  • Fecha: ${variable2::date::dd/mm/yy}, es muy parecida a la básica, pero especificamos que es de tipo calendario, para ello añadimos ” ::date::dd/mm/yy ” detrás del nombre de la variable, donde: “::date::” especifica que es de tipo calendario y mm/dd/yy especifica el formato de la fecha (“d2 para día con dos dígitos, “mm” para mes con dos dígitos y “yy” para año con dos dígitos. Se pueden usar otros formatos como: dd-mm-yyyy, yy/mm/dd, etc.)
  • Selector desplegable: ${variable3::options::1,2,3,4,5}, en este caso “::options::1,2,3,4,5” especifica que se va a poner un control del tipo selector de campo desplegable con las opciones 1,2,3,4 y 5, Podemos probar variantes: 
    • ${variable4::options::a,b,c,d},
    • ${variable5::options::enero,febrero,marzo,abril,mayo,junio,julio,agosto,septiembre,noviembre,diciembre}
  • Área de texto: ${variable6::textarea}, muy útil para textos más extensos.
  • Insertar contenido de documento: ${varibale7::file}, te permite seleccionar otro documento de Goole Docs y añadir su contenido, por ejemplo anexos a un contrato, condiciones particulares de un pedido, etc.
  • No he encontrado la forma de que me cargue una imagen, que sería muy potente para personalizar algunos dossier. Estaría muy bien para próximas versiones.

Doc Variables. Pros:

  • Gratuito
  • Fácil instalación
  • Fácil manejo.

Doc Variables. Contras:

  • Se podría ampliar con la posibilidad de incluir fotos u otro tipo de ficheros (yo no he sabido hacerlo).
  • Seria muy potente si pudieses cargar un listado de variables en una hoja de cálculo y te procesase varios ficheros de golpe.
  • Pero es pedir por pedir…es gratis, útil y fácil de usar, a caballo regalado…

 

Para terminar muchas gracias a www.soliddigital.com por programar este complemento y ofrecerlo de manera gratuita. Espero que sepas sacarle utilidad.

 

 

 

Te puede interesar...